אם אתם כבר עושים אישורי הגעה אתם בטח מכירים אותם. אם עוד לא התחלתם אז תתכוננו להכיר - המתלבטים.
מיהם המתלבטים?
כשעושים אישורי הגעה טלפונים, נתקלים בכל מיני תשובות. חלקן ברורות ומאפשרות לדעת בבירור האם האורח יגיע וחלקן רחוקות מלתת את תמונת המצב (אולי נעלה פוסט נפרד על תשובות מצחיקות שקיבלנו, יש אורחים מאד יצירתיים).
תהליך אישורי ההגעה שלנו כולל הודעת אישור הגעה וארבעה סבבים טלפונים. סבב טלפוני אחד כל יום במשך ארבעה ימים.
במקרה שאורח אומר לנו בטלפון שהוא עדיין לא יודע אם יגיע, אנחנו מסמנים אותו כמתלבט ומציעים לחזור אליו בסוף אישורי ההגעה (לכן חשוב לפרוש את אישורי ההגעה על יותר מיומיים). חלק מהאורחים מסכימים ואנו חוזרים אליהם ביום שביקשו וחלק מהאורחים אומרים שידעו רק קרוב יותר לחתונה (ביום החתונה או יום לפני) ואף מספקים מגוון סיבות למה הם לא יכולים לתת תשובה (מילואים, היריון מתקדם, לא מרגישים טוב וכו׳). כמובן שלכולם יש את האפשרות להשיב להודעה שקיבלו בכל זמן שירצו.
אז מה קורה כשחוזרים אל המתלבטים?
מהניסיון שלנו, רוב המתלבטים שמבקשים לחזור אליהם לא עונים בפעם הנוספת שמתקשרים אליהם. למה? אנחנו לא בטוחים אבל אתם בטח עלו לכם כמה סיבות לראש. במידה ויש הרבה מתלבטים (נפוץ בעיקר בחודשי הקיץ ובחגים) אנחנו מציעים לשלוח הודעה נוספת לכל המתלבטים שאומרת שהחתונה מתקרבת וצריך לאשר הגעה.
גם הפעם, רוב האורחים שיקבלו את ההודעה כנראה לא יענו לה, אבל זה בסדר.
המטרה של שליחת ההודעה היא לתת הזדמנות נוספת לכל מי שמתלבט לענות בדרך פשוטה ונוחה (לטלפונים למשל חלק יגידו שלא שמו לב או שלא יכלו לענות באותו רגע בדיוק).
אז מה עושים עם המתבלטים שנשארו?
אחרי שנתנו להם כל הזדמנות אפשרית לתת תשובה סופית, גם בטלפון וגם בהודעה, זה הזמן לקבל החלטות. באופן כללי, אנו ממליצים שלא להחשיב את המתלבטים שנשארו בהתחייבות שלכם כלפי האולם.
אותם המתלבטים קיבלו יותר מהזדמנות אחת לתת תשובה אם יגיעו במהלך אישורי ההגעה ואם החליטו שלא לעשות זאת, הם לא יופתעו כשלא יהיה לא מקום ישיבה מוכן מראש ומצופה שיקבלו זאת בהבנה.
כיאה לכל אולם שמכבד את עצמו, מקום ישיבה יהיה להם. ייתכן שזה לא יהיה עם האנשים שירצו ואולי הם יצטרכו לחכות מספר דקות שיפתחו להם שולחן רזרבה אבל בסופו של דבר הם יוכלו לשבת, לאכול וליהנות יחד עם כל האורחים.
חשוב לציין
אתם מכירים את האורחים שלכם הכי טוב (ובמקרה של מוזמנים של ההורים, אז ההורים שלכם מכירים אותם הכי טוב) וכדאי לעבור באופן פרטני על כל מתלבט שנשאר. אם לאותו אורח יש סיטואציה בעייתית שאתם באמת מכירים, תוכלו לשקול האם וכיצד למקם אותו בהושבה בהתאם לסיטואציה ולהיכרות שלכם עם האורח.