סידורי הושבה, אמאלה׳ 🤯🤯🤯

כולם אמרו לכם שזה השלב הכי קשה ו״חכו חכו״ עד שתגידו לסידורי ההושבה. זה באמת מורכב וכדי להוריד את הלחץ התיישבנו עם ליאור מנהלת האירועים שלנו והבעלים של rsvp כדי לתת לכם את הטיפים הכי טובים. 

איך מתחילים? 

אחרי שסיימתם אישורי הגעה ועכשיו יש לכם כמות של אורחים שאמרו שמגיעים לאירוע. בשלב זה אני ממליצה לדבר עם האולם ולתת מספר התחייבות מדויק כדי שיוכלו לסדר לכם את סקיצת ההושבה (לפי כמות ההתחייבות יפתחו לכם שולחנות). אין טעם להתחיל להושיב 300 אורחים אם בסקיצה יש רק 200 מקומות ישיבה. 

אני מזכירה שההמלצה שלנו היא להוריד 10% מכמות האורחים שאמרו שמגיעים ועל כמות זו להתחייב. בזמנים מורכבים יותר, מומלץ להוריד אפילו 15%.כמו כן, אין צורך לקחת את המתלבטים בחשבון״. 

מעבר ממערכת אישורי ההגעה למערכת ההושבה

״אחרי שסידרו לכם את הסקיצה חשוב להעביר את רשימת האורחים למערכת ההושבה של מקום האירוע. כיום יש כמה מערכות הושבה נפוצות כמו i-plan, seatup ו-invite me. 

למערכות ההושבה של האולם או הגן אני ממליצה להעביר רק את האורחים שרלוונטים להושבה כלומר, רק את האורחים שאמרו שמגיעים. כך שלאחר הפחתה של 10% מהאורחים תוכלו בעצם להושיב את כל האורחים. 90% בהושבה שפתוחה בסקיצה ועוד 10% ברזרבה״. ברזרבה אנחנו ממליצים להושיב את האורחים הרחוקים יותר ולא משפחה גרעינית והמלווים. 

״המעבר ממערכת אישורי ההגעה שלנו למערכות ההושבה השונות הוא ממש פשוט. בין אם מדובר באחת מחברות ההושבה המוכרות כמו סיטאפ, אייפלאן או אינבייט מי ובין אם מדובר בחברת הושבה אחרת בסיום תהליך אישורי ההגעה תוכלו להוריד קובץ אקסל עם תשובות האורחים, לסנן רק את האורחים הרלוונטים להושבה ולהעלות את הרשימה למערכת ההושבה לפי כמות המגיעים בכל רשומה״. לפעמים יידרש מכם להזיז מספר עמודות ימינה או שמאלה, אך הבסיס תמיד נשאר זהה. שם המוזמן, פרטים שלו, האם יגיע וכמה יגיעו.

מהן שיטות ההושבה המקובלות היום?

״אז יש שתי שיטות הושבה שנהוג להשתמש בהן היום. הראשונה היא הושבה שמית. בהושבה מסוג זה כל אורח מקבל בכניסה לאירוע מספר שולחן על פי השם שלו והוא אמור להתיישב באותו השולחן. השניה, היא הושבה פתוחה. כל אורח יכול להתיישב איפה שהוא רוצה ללא הגבלה או בהגבלה לכמה מספרי שולחן לדוגמא להתיישב בשולחנות 1-5. לזוגות שרוצים מקסימום סדר באירוע שלהם אני ממליצה לפעול בשיטת ההושבה השמית. בשיטה זו גם פשוט יותר לשלוט בפתיחת רזרבות ולשים לב שלא נפתחות רזרבות ללא צורך. במקרים שרוצים ששלב ההושבה יהיה מסודר ומאורגן אני ממליצה לשקול לקחת מנהל אירוע חיצוני כדי שאתם או המשפחה לא תצטרכו להתעסק ברזרבות.״

מה הטיפ הכי חשוב בדרך להושבה מושלמת?

״לקחת אוויר ולהנות מהדרך, ההושבה לא צריכה להיעשות תחת לחץ. זו אחת הסיבות שאנחנו ממליצים לזוגות שלנו לסיים את אישורי ההגעה שבוע לפני האירוע, שיהיה מספיק זמן לבנות את ההושבה באופן מסודר ורגוע.

בנוסף, אני ממליצה לזוגות לעשות את ההושבה לבד או גג עם ההורים. רק אתם יודעים איזה דודה לא רוצה לשבת ליד איזו סבתא ואיך נכון לסדר את החברים מהעבודה או הלימודים״ץ

לכל שאלה נוספת או התייעצות, נציגנו זמינים בוואטסאפ.