מתי עושים אישורי הגעה?

עודכן ב: 27 אוק 2018

אישורי הגעה כבר הפכו מזמן לחלק בלתי נפרד מתהליך ההכנות לחתונה.

בעזרת אישורי הגעה מדויקים, תוכלו להתחייב לאולם על מספר נכון של אורחים שיגיעו ובכך לחסוך אלפי שקלים.


באופן כללי, אנו ממליצים להתחייב על 10% פחות מכמות האורחים שאישרו הגעה, אך בנושא הזה נעסוק בפוסט נפרד.


בפוסט זה, נעסוק בשתי שאלות מרכזיות שעולות כמעט בכל שיחה עם הזוגות שלנו:

  1. כמה זמן לוקח לבצע אישורי הגעה?

  2. מתי כדאי לעשות את אישורי ההגעה?


אז כמה זמן זה לוקח?

תהליך אישורי ההגעה לוקח בין ארבעה לחמישה ימים.

ביום הראשון שולחים הודעות שמבקשות לאשר הגעה עם כמות המגיעים. בארבעת הימים הנוספים, מתבצע סבב טלפוני אחד כל יום לכל מי שלא ענה. הסבבים נעשים בשעות שונות וכך הסיכוי שיענו לנו גבוה יותר. ניתן לבצע באחד הימים גם שני סבבים טלפונים אם נדרשים לסיים את אישורי ההגעה מהר יותר.


חשוב לפרוס את אישורי ההגעה הטלפוניים על פני שלושה ימים (לפחות) משתי סיבות עקריות.

חלק מהאורחים לא יודעים להגיד בשיחה הראשונה האם יגיעו ולכן יבקשו שנחזור אליהם בשנית. יש צורך במספיק ימי עבודה כדי שתהיה הזדמנות לחזור אליהם. בנוסף, שילוב של נסיונות טלפונים בימים שונים ובשעות שונות מגדיל את הסיכוי שנתפוס את האורח בזמן שהוא יכול לענות.


מתי כדאי להתחיל את אישורי ההגעה?

על מנת לקבוע את תאריכי העבודה של אישורי ההגעה, נדרש להחליט מתי רוצים שאישורי ההגעה יהיו מוכנים. על ההחלטה הזו משפיעים בעיקר שלושת הגורמים הבאים:

  1. כמה שיותר קרוב יותר טוב - באופן כללי, נרצה שאישורי ההגעה יהיו כמה שיותר קרובים לאירוע. כך הסיכוי לכמות גדולה של אורחים מתלבטים קטן ואמינות התשובות גדלה.

  2. סידורי הושבה - במידה ואתם עושים סידורי הושבה, חשוב להשאיר לכך לפחות 2-3 ימים.

  3. התחייבות לאולם - זהו האילוץ המרכזי בו נדרשים להתחשב. מומלץ לבדוק מתי אתם צריכים להעביר התחייבות סופית למקום בו מתקיים האירוע ולסיים את אישורי ההגעה יום לפני. כך יהיה לכם מרווח נשימה לכל תיקון או עדכון שתרצו לעשות בעצמכם.

אנו ממליצים שלא להתחיל את אישור ההגעה יותר משבועיים לפני האירוע על מנת למנוע כמות גדולה של מתלבטים.


לוח זמנים על פי יום האירוע

לנוחיותכם, לוח זמנים מומלץ לביצוע אישורי הגעה על פי היום בו מתקיים האירוע:


למתחתנים ביום ראשון

מומלץ לסיים את אישורי ההגעה ביום שלישי בשבוע שלפני החתונה. הודעות אישורי ההגעה ישלחו ביום חמישי וטלפונים יעשו בין הימים שישי עד שלישי (כולל סבב ביום שישי).


למתחתנים ביום שני

מומלץ לסיים את אישורי ההגעה ביום שלישי בשבוע שלפני החתונה. הודעות אישורי ההגעה ישלחו ביום חמישי וטלפונים יעשו בין הימים שישי עד שלישי (כולל סבב ביום שישי).


למתחתנים ביום שלישי

מומלץ לסיים את אישורי ההגעה ביום רביעי בשבוע שלפני החתונה. הודעות אישורי ההגעה ישלחו ביום חמישי וטלפונים יעשו בין הימים ראשון עד רביעי.


למתחתנים ביום רביעי

מומלץ לסיים את אישורי ההגעה ביום חמישי בשבוע שלפני החתונה ולהתחיל אותם ביום ראשון של אותו השבוע. הודעות אישורי ההגעה ישלחו ביום ראשון וטלפונים יעשו בין הימים שני עד חמישי.


למתחתנים ביום חמישי

מומלץ לסיים את אישורי ההגעה ביום ראשון בשבוע של החתונה. הודעות אישורי ההגעה ישלחו ביום שלישי וטלפונים יעשו בין הימים רביעי עד ראשון (כולל סבב ביום שישי).


למתחתנים ביום שישי

מומלץ לסיים את אישורי ההגעה ביום שני בשבוע של החתונה. הודעות אישורי ההגעה ישלחו ביום רביעי וטלפונים יעשו בין הימים חמישי עד שני (כולל סבב ביום שישי).



531 צפיות