איך מתכוננים לפגישה עם מנהל אירוע מטעם האולם?

אז סגרתם אולם, DJ, צלם, מגנטים, שמלה, חליפה ואפילו הטעימות כבר היו. בחרתם את התפריט והגיע הזמן להיפגש עם מנהל האירוע מטעם האולם כדי לסגור את הפרטים האחרונים.

מה חשוב לשאול אותו בפגישה הזו? לאילו פרטים חייב לשים לב?

ריכזתי עבורכם מספר שאלות ודברים שאסור לפספס:

1. חשוב לשאול את מנהל האירוע כיצד עליכם להכין את ההושבה. לכל אולם שיטת הושבה שונה ובחלק מהאולמות שיטת הרזרבות מתנהלת בתוך השולחנות הקיימים ובחלקם הרזרבות מחוץ לשולחנות. אחרי שתבינו מה שיטת ההושבה תוכלו להתחיל להושיב את האורחים בצורה מסודרת.

2. חשוב לשאול איך אתם מחויבים לאחר האירוע על כמות האורחים? כיצד האולם יודע כמה אורחים היו באירוע?

3. מאיזה גיל אתם משלמים על ילדים? האם מושיבים את הילדים עליהם אתם לא מחויבים בעלות מנה? – בדרך כלל נהוג שילדים עליהם לא משלמים מחיר מנה לא מושיבים בסקיצת ההושבה.

4. עד איזה תאריך עליכם להעביר לאולם מספר התחייבות סופי? – לפי התאריך שיוחלט תוכלו לדעת מתי כדאי להתחיל לבצע את אישורי ההגעה. היום נהוג ברוב האולמות להגיש את מספר ההתחייבות בין 5-7 ימים לפני האירוע.

5. בקשו העתק של תפריט האוכל אותו בחרתם. כך תוכלו להבחין בבעיות או אי הבנות שאולי היו בעת בחירת התפריט.

6. בקשו העתק של תפריט הבר אותו בחרתם – אם הובטחו לכם תוספות או שדרוגים בבר שימו לב שהכל כתוב בצורה מסודרת בתפריט וחתום ע״י נציג האולם או מנהל הבר.

7. בקשו העתק סקיצה לאחר שמנהל האירוע בנה אותה עבורכם ובקשו לדעת כמה שולחנות אבירים תוכלו להכניס באולם במידת הצורך.

8. במהלך הפגישה אני ממליצה שתכתבו הכל – מה לו״ז האירוע שנקבע? מתי מנהל האירוע ממליץ שתגיעו לאולם? חשוב להחתים את מנהל האירוע או נציג האולם על כל הטבה שהובטחה לכם.

אלו עיקרי הדברים שאני ממליצה לשים אליהם לב במהלך הפגישה עם מנהל האירוע. כמובן שיש דברים נוספים וזאת בהתאם לאופי האירוע שלכם ולפרטים שהכי חשובים לכם. חשוב להעלות כל שאלה שמטרידה אתכם כדי שתוכלו להגיע לאירוע רגועים בידיעה שהכול בטיפול ותחת שליטה.

לכל שאלה נוספת או התייעצות אתם מוזמנים לפנות אלינו ונשמח לעזור.

מזל טוב!